Weihnachtsfeier planen: die Checkliste Woche für Woche
Aktualisiert: 2026-10-19
Vier Wochen reichen für eine gute Weihnachtsfeier, wenn ihr mit den Entscheidungen anfangt, an denen alles andere hängt: Termin, Format und Budget. Diese Checkliste ist der Zeitplan aus dem Event-Planer unseres Kits, geschrieben für die Person, die die Feier zusätzlich zur normalen Arbeit organisiert.
Wenn weniger Zeit bleibt: zuerst die Blöcke ‚4 Wochen vorher‘ und ‚1 Woche vorher‘ erledigen. Der Rest passt auch in wenige Tage.
Die Checkliste
4 Wochen vorher
Datum, Uhrzeit und Format festlegen (vor Ort, hybrid, remote)
Budget mit der Leitung abstimmen
Raum oder Location buchen (ggf. Catering)
'Save the Date' verschicken
1 bis 3 Helferinnen oder Helfer finden (Quiz, Spiele, Deko)
3 Wochen vorher
Einladung mit Rückmeldefrist verschicken
Essenswünsche und Barrierefreiheit abfragen
Wichtel-Variante wählen und Budget ankündigen
Ein paar Fun Facts aus dem Team für eine Firmenrunde im Quiz sammeln
2 Wochen vorher
Wichtel-Lose ziehen
Ablaufplan erstellen (siehe unseren Ratgeber zum Ablaufplan)
Essen, Getränke und alkoholfreie Alternativen bestellen
Quizfragen zum Firmenjahr schreiben oder anpassen
1 Woche vorher
Erinnerung mit allen Infos schicken (Adresse, Uhrzeit, Dresscode: bequem ist okay)
Karten, Antwortbögen und Lose ausdrucken
Beamer, Ton und Videolink testen (hybrid)
Kleine, inklusive Preise besorgen
1 bis 2 Tage vorher
Teilnehmerzahl an Location oder Catering bestätigen
Getränke prüfen: Alkoholfreies genauso sichtbar wie der Rest
Gäste begrüßen, genießen, Fotos nur mit Einverständnis
Den Helferinnen und Helfern danken
Nach der Feier
Fotos teilen (nur mit Einverständnis)
Kurze Danke-Nachricht schicken
Notieren, was gut lief, fürs nächste Jahr
8 Tipps, damit sich alle eingeladen fühlen
Inklusiv benennen. 'Jahresabschlussfeier' oder 'Winterfeier' als Untertitel zeigt: Alle sind eingeladen, egal was sie feiern.
Faire Uhrzeit wählen. Während oder direkt nach der Arbeitszeit passt auch für Eltern, Pflegende und Pendelnde. Auch das Ende ankündigen.
Alkoholfrei als Standard. Mindestens zwei attraktive alkoholfreie Getränke anbieten, am selben Ort wie alles andere. Nie fragen, warum jemand nicht trinkt.
Essen kennzeichnen. Vegetarisch, vegan, glutenfrei sowie Gerichte mit Schwein oder Alkohol markieren. Halal und koscher bei der Anmeldung abfragen.
Barrierefreiheit prüfen. Stufenloser Zugang, genug Sitzplätze, eine ruhige Ecke, gutes Licht, Mikrofon oder Untertitel für Remote-Gäste.
Kein Spaß-Zwang. Jedes Spiel ist freiwillig. Rollen anbieten: Punktezählen, Jury, Fotografie.
Fotos nur mit Einverständnis. Vor dem Fotografieren und Posten fragen. Ein 'Bitte keine Fotos'-Sticker hilft.
Sicher nach Hause. Abfahrtszeiten von Bus und Bahn teilen, Sammeltaxis organisieren, das Ende rechtzeitig ankündigen.
Die Spiele
1. Weihnachtsquiz in Teams
In Teams à 4 bis 6 Personen werden 4 bis 6 kurze Runden gespielt (Filme, Musik, Bräuche weltweit, eine Runde über die eigene Firma). Jedes Team schreibt auf einen gemeinsamen Zettel: niemand muss allein vor allen antworten.
Personen: 8 bis 200
Dauer: 30 bis 60 Min.
Material: Fragen, Antwortbögen, Bildschirm oder Moderator mit Mikro
2. Geheimauftrag
Alle ziehen eine verschlossene Karte mit einem harmlosen Auftrag („Bring drei Leute dazu, ‚Zimt‘ zu sagen“, „Finde den Lieblings-Weihnachtsfilm von jemandem heraus“). Beim Dessert wird aufgelöst und geraten. Läuft den ganzen Abend leise im Hintergrund.
Personen: 10 bis 300
Dauer: Ganzer Abend
Material: Auftragskarten
3. Schrottwichteln mit Würfel
Alle bringen ein kleines verpacktes Geschenk mit (Budget festlegen, z. B. 10 €). Alle sitzen im Kreis, reihum wird gewürfelt, jede Zahl löst eine Aktion aus (links oder rechts tauschen, alle Päckchen wandern weiter, eine Ecke auspacken). Klingelt der Timer nach 10 Minuten, behält man das Päckchen vor sich.
Personen: 6 bis 20
Dauer: 10 bis 15 Min.
Material: 1 bis 2 Würfel, Timer, Geschenke
4. Dankeskarten-Wichteln
Alle ziehen den Namen einer Kollegin oder eines Kollegen und schreiben zwei konkrete Sätze Dank für etwas aus diesem Jahr. Die Karten werden verteilt (oder anonym vorgelesen). Ruhig, herzlich, bleibt in Erinnerung.
Personen: 4 bis 60
Dauer: 10 bis 15 Min.
Material: Karten, Stifte (oder digitales Board)
Tipps für die Moderation
Das Ende gleich in die Einladung schreiben. Wer Kinder, einen langen Heimweg oder andere Termine hat, sagt dann leichter zu.
Früh ein oder zwei Helferinnen oder Helfer fragen. Eine Person fürs Quiz und eine für die Spiele entlasten enorm.
Essenswünsche direkt mit der Zusage abfragen, nicht in einer zweiten Mail.
Eine kleine Party-Kiste packen: Stifte, Klebeband, Schere, Würfel, Haftnotizen und ein Verlängerungskabel retten öfter den Abend, als man denkt.
Häufige Fragen
Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier planen?
Für eine Feier im Büro sind vier Wochen ein machbares Minimum. Wer im Dezember eine externe Location braucht, sollte so früh wie möglich buchen, oft zwei bis drei Monate vorher.
Was gehört auf die Checkliste für die Weihnachtsfeier?
Termin und Format, Budget, Raum oder Location, Einladung mit Rückmeldefrist, Essenswünsche und Barrierefreiheit, Essen und alkoholfreie Getränke, Ablaufplan, Spiele oder Quiz, Preise, Technik-Test und ein Dankeschön danach.
Wie sieht ein guter Ablauf für den Abend aus?
Ankommen, fünf Minuten Begrüßung, Essen, 45 Minuten Team-Quiz, ein kurzes Spiel und ein klares Ende. Eine komplette Vorlage steht in unserem Ratgeber zum Ablaufplan.